До, во время и после: планирование live-мероприятий в условиях пандемии

22, June 2020

Когда заведения начинают открываться, пора подумать о будущем мероприятий и о том, как они будут выглядеть. Это руководство поможет вам приступить к их организации после отмены ограничений.

Пандемия принесла с собой беспрецедентные потери и проблемы для индустрии развлечений, а также рост и популярность онлайн-альтернатив. По мере того, как мероприятия снова начинают оживать, организаторы должны будут принять роль digital-каналов. Нам все еще приходится сталкиваться с очень реальной угрозой Covid-19.

Реальность такова, что, пока вирус продолжает распространяться, особенно рискованно собираться в помещении. Недавнее исследование в Японии показало, что Covid-19 почти в 19 раз чаще распространяется от человека к человеку в закрытой среде.

Новая норма для физических мероприятий повлечет за собой скурпулёзные меры безопасности и будет в значительной мере зависима от виртуальных инструментов. К этому важно быть подготовленными. Мы составили руководство по планированию и проведению мероприятий после снятия ограничений, чтобы упростить вам задачу на ближайшее будущее.

Подготовка к мероприятию

1. Адаптируйте свои маркетинговые стратегии

Когда речь заходит о маркетинге вашего мероприятия, не все должно отличаться от доковидовых времен, но есть определенные вещи, которые следует иметь в виду, учитывая текущую обстановку.

Чётко формулируйте послание

Оправдание проведения мероприятия и убеждение участников в том, что на него стоит поехать, сложнее, чем когда-либо. Поэтому в своих маркетинговых материалах озвучивайте предложение четко и конкретно.

Будьте чутким к текущей глобальной ситуации и признавайте проблемы, с которыми сталкиваются многие, особенно в том, что касается возможности присутствовать на мероприятии, и экономических трудностей в целом. Обязательно дайте понять, что будет онлайн-компонент, а также рассмотрите и подчеркните меры безопасности, которые вы будете внедрять на месте.

Почему стоит пойти на ваше мероприятие?

Почему они должны присутствовать вживую, когда есть возможность прибегнуть к digital-каналу (или даже нескольким, в зависимости от характера вашего контента и других особенностей)?

Поскольку вам, вероятно, придется включить онлайн-компонент, отвечайте на вопросы о нем тактично и с положительным подкреплением, чтобы не подорвать его ценность в глазах слушателя. То есть говорите о том, как много участник получит от участия вживую в совокупности с виртуальным контентом.

IFA Berlin, которая состоится в сентябре, является прекрасным примером того, как передать ценность предложения.

ВРЕМЕННАЯ ШКАЛА

Наконец, имейте в виду, что онлайн-участники необязательно будут следовать тому же графику регистрации, что и участники живого мероприятия, поскольку им не нужно организовывать поездку. Они могут позволить себе роскошь принимать решения в последнюю минуту и, скорее всего, зарегистрируются позже. Отрегулируйте свою маркетинговую временную шкалу соответствующим образом, чтобы учесть тот факт, что вам нужно будет привлечь как офлайн, так и онлайн-посетителей.

2. Планируйте онлайн-посещаемость

По сути после снятия ограничений будет почти невозможно провести live-мероприятие без какого-либо виртуального компонента. Предоставление онлайн-каналов для участия позволит вам охватить и монетизировать гораздо большую аудиторию. Имейте это в виду при разработке вашего мероприятия, чтобы убедиться, что ваш формат удобен для обоих типов участников

ВОВЛЕЧЕНИЕ

Убедитесь, что у вас подготовлены способы вовлечения вашей онлайн-аудитории в мероприятие. Участники должны иметь возможность общаться друг с другом, а не просто смотреть на экран своего компьютера. По словам Боба Ваеза, генерального директора и соучредителя Eventmobi, тремя наиболее важными аспектами онлайн-взаимодействия являются качественные презентации, участие гостей и виртуальный нетворкинг.

Он рекомендует создавать презентации вокруг погружения героя, чтобы ваша аудитория чувствовала ваш вклад в работу. Используйте интерактив: отвечайте на вопросы, спрашивайте сами. Аудитория должна взаимодействовать с ораторами. Не менее важны и возможности нетворкинга в виде видео-сессий во время перерывов или воркшопов.

Подумайте о том, чтобы выложить запись мероприятия онлайн (бесплатно или за небольшую часть стоимости билета), чтобы привлечь внимание людей, которые не смогли присоединиться.

БИЛЕТЫ

Опять же, важно иметь в виду, что онлайн-участники также будут отличаться от участников вживую с точки зрения их готовности платить за доступ к мероприятию. Однако, если вы сможете эффективно показать ценность, вам будет легче обосновать стоимость.

Имейте в виду, что вы можете сохранить низкие цены на билеты для онлайн-участников и все еще потенциально генерировать более высокую рентабельность инвестиций, учитывая масштаб всего действа. Важно установить справедливый ценник, чтобы найти баланс между тем, что люди готовы и способны заплатить, и финансовой жизнеспособностью мероприятия с точки зрения бизнеса. Многоуровневая ценовая структура и / или гибкая политика отмены бронирования вот некоторые варианты, которые  следует рассмотреть.

ТЕХНОЛОГИИ

Чтобы эффективно настроить digital-каналы для вашего мероприятия, вам понадобится правильное оборудование и программное обеспечение. Почти 70% ивент-специалистов ищут инструменты, которые имеют максимально широкий функционал, и рынок быстро адаптируется к этому спросу.

Не стесняйтесь искать партнера, который поможет с технической стороной вопроса, будь то недавно созданная виртуальная площадка или другой специалист по онлайн-мероприятиям.

Некоторые ключевые вещи, которые следует учитывать при выборе технического партнера:

- С какими типами мероприятий они привыкли работать, или для чего лучше всего подходит их инструмент

- Любые технические ограничения, которые могут применяться, включая ограничения посещаемости или пропускной способности

- Возможности интеграции

- Спонсорские возможности

- Вовлечение аудитории и особенности нетворкинга

- Политика сбора данных

ЯЗЫКОВОЙ БАРЬЕР

Учитывая, что международные поездки маловероятны в краткосрочной перспективе, между участниками вживую не должно возникать языковых барьеров. Тем не менее, вы сможете связаться с людьми по всему миру онлайн. Говорите так, чтобы вас могли легко понять не носители языка, или переведите ключевую информацию на соответствующие языки, чтобы упростить контакт с аудиторией.

3. Проработайте процесс регистрации

Хотя по-прежнему важно собирать стандартные данные участников и задавать вопросы об их предпочтениях, подумайте о том, какая информация вам может потребоваться помимо той, что вы обычно получали через регистрационные страницы и формы.

ВОПРОСЫ ПО COVID-19

В первые дни пандемии некоторые органы общественного здравоохранения пытались снизить риск, требуя от организаторов мероприятий подтверждения, что участники не будут путешествовать из районов повышенного риска и не имели никаких контактов с людьми из этих районов. Это может быть трудно точно доказать, но если такие ограничения сохранятся в дальнейшем, вполне разумно включить эти вопросы в форму регистрации.

Подумайте о том, чтобы добавить такие вопросы:

- Откуда они будут путешествовать

- Независимо от того, получили ли они недавно положительный результат теста на Covid-19 или были рядом с кем-то, кто получил

- Были ли они ранее протестированы на антитела к вирусу

- Их статус риска, включая возрастную группу, состояние здоровья и т. д.

На данный момент нет установленных правил сбора информации, поэтому каждый организатор должен решить, что стоит спросить при подготовке к мероприятию.

ПРАВИЛА, УСЛОВИЯ И ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Возможно, имеет смысл попросить участников подписать отказ от ответственности, если они планируют присутствовать. Это связано с тем, что большинство страховых полисов больше не покрывают связанные с пандемией претензии (если они когда-либо были), и положительный диагноз после вашего мероприятия потенциально вызвать юридические проблемы.

Вы также должны предоставить участникам обзор мер безопасности на месте и заставить их согласиться соблюдать правила, которые вы будете устанавливать (а также уведомить о действиях, которые могут быть предприняты в отношении участников, не соблюдающих инструкции).

Кроме того, не забывайте тщательно продумывать политику отмены брони и возврата денег. Еще слишком рано с абсолютной уверенностью говорить, когда будет безопасно провести мероприятие или же будущие вспышки вируса будут приводить к отсрочкам и отменам. Обязательно четко изложите условия и положения для всех прогнозируемых ситуаций.

4. Держите посетителей в курсе дел

Информирование ваших гостей — это ключевая часть процесса планирования и даже больше во время пандемии.

ПРАВИЛА ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ

Отправьте комплект материалов тем, кто будет присутствовать вживую, до начала мероприятия, чтобы они знали о важных мерах безопасности и могли подготовиться соответствующим образом. В нем должны быть следующие пункты:

- Чего они могут ожидать от мероприятия, включая любые правила социального дистанцирования, ношения масок и т. д. 

-  Информация о том, будете ли вы предоставлять маски и другие СИЗ (что обязательно), или проверять температуру по прибытии 

- Обзор стандартных рекомендаций по технике безопасности, таких как частое мытье рук и использование дезинфицирующего средства 

- Четкие пояснения для всех, кто чувствует себя больным во время поездки на мероприятие

- Какие меры будут приняты на месте, если кто-то заболеет 

5. Выберите подходящее место проведения

Выбор правильного места проведения будет включать оценку мер безопасности для офлайн-аудитории и технической инфраструктуры/настройки для онлайн-гостей.

ГИБРИДНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Надежный интернет и современные AV-технологии — абсолютный минимум, которые ожидает от вас онлайн-аудитория. Ищите площадки, которые предлагают эти функции и смогут обеспечить качественное проведение мероприятия.

ГОТОВНОСТЬ К КОРОНАВИРУСУ

Требуемые санитарные процедуры и меры социального дистанцирования — это дополнительные расходы, которые должны взять на себя площадки. Поскольку мероприятия проводятся у них, им легче распределить эти траты на большее количество событий/участников. Учитывайте эти вопросы при поиске площадок:

- Существуют ли отдельные входы, чтобы ограничить количество людей, входящих и выходящих одновременно?

- Легко ли это пространство приспособить для одностороннего пешеходного движения или расставить столы и стулья на нужном расстоянии?

- Есть ли внутри достаточная вентиляция, чтобы предотвратить накопление вируса в воздухе?

- Инвестировали ли они (или планируют ли инвестировать) в какие-либо возможности тестирования на месте?

Подготовка на месте

Физически мероприятия будут кардинально отличаться от тех, что вы проводили в прошлом, и процесс будет сложнее. Вот что нужно иметь в виду при подготовке места проведения.

1. Реализуйте соответствующие протоколы безопасности

Меры безопасности будут иметь первостепенное значение на мероприятиях, проходящих в ближайшем будущем. Ниже приведены элементы, которые следует учитывать.

СОЦИАЛЬНОЕ ДИСТАНЦИРОВАНИЕ

Само собой разумеется, что количество посетителей вживую должно быть сведено к минимуму. Это нужно для обеспечения лучшего социального дистанцирования, которое будет применяться большинством площадок. Стационарные стулья и столы должны располагаться на расстоянии не менее 6 футов друг от друга.

Подумайте о том, как должно быть организовано пространство и какие меры приняты для сохранения расстояния между гостями при перемещении.

Например: Разместите маркеры на земле и добавьте четкие знаки, чтобы указать направление движения и помочь людям не пересекаться. Это отличная дополнительная возможность для брендинга или спонсорства.

Определите протокол для входа и выхода из помещений.

Сохраняйте минимальное рекомендуемое расстояние между посетителями и вашими сотрудниками при регистрации, у столов с информацией (приложения могут стать эффективной заменой) и во время перекусов. Один из вариантов — разложить еду на столах до прибытия гостей, чтобы свести к минимуму их контакты с обслуживающим персоналом.

ИНФРАСТРУКТУРА СКРИНИНГА

Как уже упоминалось выше, тепловое сканирование будет минимальным требованием для многих мероприятий во время пандемии, хотя это может быть не самый надежный способ проверить людей на вирус. Исследователи все еще упорно работают над разработкой альтернативных методов тестирования, таких как новая технология лазерного тестирования из ОАЭ. Важно оставаться в курсе последних и наиболее эффективных мер тестирования и оценивать, как вы можете реализовать их на своем мероприятии.

МЕДИЦИНСКИЕ РАБОТНИКИ НА МЕСТЕ

Наличие медицинских специалистов на площадке мероприятия не всегда возможно, но это хорошая идея. Рассмотрите возможность привлечения некоторых для контроля температуры и разбирательств с любыми подозрительными случаями. По крайней мере, свяжитесь с ближайшими медицинскими учреждениями и посмотрите, есть ли у них ресурсы, чтобы помогать с больными посетителями.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ НЕОБХОДИМЫМИ СИЗ И ДЕЗИНФИЦИРУЮЩИМИ СРЕДСТВАМИ

Многие площадки уже начали требовать, чтобы люди носили маски, когда находятся внутри. Это правило действует для всех мероприятий в помещении. Согласно последнему обновлению CDC, коронавирус в основном распространяется через дыхание, а не прикосновение к инфицированным поверхностям или предметам.

Учитывая то, что мы уже знаем о бессимптомных людях, которые все еще могут распространять вирус, можно сказать, что маски — один из наиболее эффективных способов замедлить распространение, если они надеты должным образом и всеми присутствующими. На самом деле, они могут замедлить распространение до 75%.

В дополнение к маскам убедитесь, что вы обеспечили достаточное количество мыла и дезинфицирующих средств для рук по всему пространству мероприятия, поощряйте людей часто мыть руки и регулярно дезинфицируйте зоны с высоким трафиком. Вы можете даже подумать о том, чтобы потребовать от людей дезинфицировать руки в момент прибытия.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПИТАНИЯ

Если вы планируете подавать еду на мероприятии, заранее обсудите варианты с площадкой. Скорее всего, у них есть свод правил на этот счет.

Например, буфеты и другие станции самообслуживания, скорее всего, будут запрещены. Если будет подаваться алкоголь, они могут порекомендовать разместить несколько баров, чтобы ограничить количество людей, собирающихся в каждом из них.

Также будет важно согласовать потенциальные предложения по организации питания с обязательством для участников носить маски во время мероприятия. На первых порах, возможно, лучше всего вообще отказаться от этого, поскольку логистика все еще находится на стадии эксперимента. Сосредоточьтесь на безопасном проведении мероприятия для всех участников.

Если вам действительно нужно подавать еду во время мероприятия, помните, что участники должны иметь возможность дезинфицировать руки, безопасно снимать маски, не загрязняя их, а также держаться на безопасном расстоянии друг от друга, пока они без масок. Учтите, что при большом скоплении людей в замкнутом пространстве вирус может со временем накапливаться в окружающем воздухе. Правильная вентиляция — важный пункт в минимизации этого риска.

2. Создайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств

Неопределенность была повсеместной во время пандемии, и мероприятия будут действовать по тем же правилам. Убедитесь, что у вас есть резервные копии для различных сценариев, которые могут неожиданно возникнуть.

Свод правил касательно заболеваний

Во время пандемии вы должны ожидать отмены в последнюю минуту или неявки из-за того, что люди заболеют или выберут самоизоляцию после пребывания в ситуации высокого риска. Подумайте о том, что вы будете делать, если сотрудники, спикеры или спонсоры заболеют до или во время мероприятия.

ИЗОЛИРОВАННЫЕ КОМНАТЫ

Если ваше тепловое тестирование покажет высокую температуру или если кто-то почувствует себя плохо во время мероприятия, вам понадобится изолированное пространство, чтобы протестировать и, самое главное, держать их отдельно от других участников. Обязательно согласуйте с площадкой создание изолированных комнат и разработку процедуры обращения с инфицированными посетителями.

КОММУНИКАЦИЯ

Решите, что будете говорить гостям, если придется лично информировать их о новых вводимых мерах или о подтвержденных случаях заболевания.Прозрачность здесь играет ключевую роль, поэтому независимо от того, общаетесь ли вы с помощью электронной почты или push-уведомлений в своем приложении для проведения мероприятий, убедитесь, что ваши посетители знают, что происходит, и всегда в курсе.

Деятельность после мероприятия

Оставаться на связи с участниками после мероприятия — всегда лучшая практика, но текущая ситуация требует особых действий.

1. Используйте различные инструменты для увеличения охватов

Многие онлайн-мероприятия отличаются более высокой посещаемостью, а гибридные варианты помогут расширить аудиторию. Когда к вам присоединяется так много новых людей, обязательно вступайте с ними в контакт и интегрируйте их в свое сообщество, пока вы в фокусе их внимания.

Используйте эту возможность, чтобы предоставить как можно больше ценного контента и облегчить взаимодействие с вашей аудиторией. Как уже упоминалось ранее, размещение описания мероприятия позволит большему количеству людей извлечь выгоду из опубликованной информации. Участники смогут вернуться, что-то пересмотреть или поделиться интересным контентом со своими друзьями и коллегами.

Можно также создать онлайн-группу — будь то на существующей платформе социальных сетей или на вашем сайте, — где заинтересованные участники могут взаимодействовать друг с другом и получать эксклюзивный контент. Например, вы можете загрузить бонусное видео со спикером через несколько недель после мероприятия для тех, кто остается на связи. Или регулярно выпускать контент, созданный с лидерами отрасли, чтобы заинтересовать сообщество и заработать репутацию в своей нише.

Вы также можете использовать данные об онлайн-посещаемости для обеспечения спонсорства вашим следующим мероприятиям, если докажете, что вам удалось привлечь большую аудиторию.

2. Запрашивайте обратную связь

Вы, вероятно, уже планируете отправить какой-то опрос или запросить отзыв у участников. Это особенно важно для любых мероприятий, которые проводятся во время пандемии.

Не забудьте создать две отдельные формы для онлайн и офлайн-участников. Так обе группы смогут сообщить о своем уникальном опыте. Если вы еще не совсем освоились с виртуальными или гибридными событиями, это будет ценная возможность увидеть, что сработало, а что нет с точки зрения онлайн-аудитории.

С другой стороны, те, кто физически присутствовал на мероприятии, смогут дать обратную связь о принятых мерах безопасности и о том, чувствовали ли они себя спокойно и уверенно на протяжении всего действа.

Подумайте о внедрении системы, которая позволила бы участникам уведомлять вас, если у них придет положительный результат теста на вирус после мероприятия. Это существенно поможет в отслеживании контактов и даст вам возможность предупредить всех остальных в случае, если им стоит пройти тестирование или, по крайней мере, быть настороже в отношении симптомов.

В ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведение успешных мероприятий в обозримом будущем будет чрезвычайно сложным процессом. Он потребует дополнительного планирования и подготовки, а также бдительности на протяжении всего процесса.

Однако ставший недавно популярным гибридный формат также имеет потенциал для увеличения охвата, вовлеченности и, в конечном счете, рентабельности инвестиций, если все сделано правильно.

New Season Opening at Caffe Roma
09/26/2016
Organizer: DJ RIder
Photographer: Elkhan Pitman Shahbazzade
Enter your phone number or email