25 важнейших советов для организации крутой свадьбы

25, July 2020

Ваша свадьба может просто не состояться, если вы не воспользуетесь нашими советами.

Планируя свадьбу, важно помнить не только о приятных, но и полезных мелочах, про которые невесты обычно говорят: «Я так рада, что кто-то сказал мне это!». Если вы задаетесь вопросом, не пропустили ли вы чего (или даже если у вас все под контролем), воспользуйтесь нашими советами — они лишними точно не будут.

1. Гости в первую очередь

Прежде чем определиться с местом проведения, составьте примерный список гостей. Так вы поймете, сколько пространства вам нужно. Как правило, на одного гостя приходится от 25 до 30 квадратных футов. Кажется, что это чересчур, но посчитайте, сколько места понадобится для столов, суетящихся официантов, оркестра и танцпола.

2. На некоторые даты свадьбу лучше не назначать

Узнайте заранее, не выпадает ли ваша свадьба на тот же день, что и торговая конференция, благотворительная прогулка или другое местное мероприятие, которое может повлиять на трафик и доступность гостиничных номеров.

3. Прислушайтесь к матери-природе

Обратите внимание на погоду и другие потенциальные неприятности. Гости, как известно, рано уходят с жутко жарких летних свадеб и из плохо прогретых зимних лофтов. Клопы (мошки, оленьи мухи и комары) также собираются в определенных районах в определенные сезоны. Запаситесь инструментами для борьбы с вредителями или добавьте репеллент от насекомых в подарочные пакеты гостей. Если хотите провести церемонию на закате, убедитесь, что знаете, когда произносить клятвы, проверив SunriseSunset.com. И всегда, всегда имейте план Б на случай непредвиденных погодных форс-мажоров.

4. Выбирайте кредитку с умом

Свадьбы обходятся дорого — используйте это с выгодой для себя, оформив кредитную карту с бонусной программой. Неважно, получите вы с ней бесплатные мили или отличные торговые предложения. Совершая покупки с этой картой, вы сможете накопить тысячи бонусных баллов (которые можно будет использовать во время медового месяца).

5. Запустите цепочку рекомендаций

Пусть один поставщик товаров/услуг приведет вас к другому. Ваш свадебный фотограф может сказать вам, какие флористы стоят вашего внимания, а ваш менеджер по приему гостей будет знать, какой диджей соберет полный танцпол.

6. Сократите список

Каков самый простой способ сэкономить свадебный бюджет? Сократить список гостей. Помните, что половина ваших свадебных расходов идет на то, чтобы развлечь и накормить гостей. Если один человек обойдется вам в $100, то, убрав один стол из 10 персон, вы можете сэкономить $1000.

7. Спросите и вам дадут.

Попросите дополнительное время на коктейльный час, чтобы послушать песенки в стиле Фрэнка Синатры посасывая коктейли перед официальной церемонией, прежде чем распишитесь в договоре. Большинство представителей площадок идут на уступки, чтобы вы забронировали место у них. Потому что после подписания договора вы уже не допроситесь бесплатного увеличения времени.

8. Составьте план питания вендоров

Еще непредвиденные расходы? Да, людей, которые организуют вашу свадьбу, тоже надо кормить. Прежде чем подписывать контракты, убедитесь, что вы не обязаны подавать вендорам услуг ту же еду, что и гостям. В противном случае вы рискуете заплатить за 20 дополнительных лобстеров. Вместо этого выберите для них менее дорогую (но столь же сытную) еду. Сообщите своему свадебному планировщику за пару дней до мероприятия, сколько именно человек вам нужно накормить (не забудьте ассистентов фотографов и музыкантов) и чем именно.

9. Сосредоточьтесь на организации

В отдельную папку соберите всю переписку с поставщиками, заметки, которые делаете во время встреч, а также фотографии или отрывные листы из журналов как референсы. Создайте отдельный ящик в электронной почте, посвященный вашей свадьбе, и храните важные номера поставщиков в своем мобильном телефоне, чтобы любую мелочь было легко найти.

10. Позаботьтесь о баре

Как правило, на 50 гостей нужен, как минимум, один бармен. Но если вы подаете фирменный коктейль, который нельзя приготовить заранее (или в больших количествах), подумайте о найме дополнительного персонала.

11. Сделайте заначку на случай форс-мажоров

Ваш свадебный бюджет должен распределяться по следующей формуле: 48-50% — на церемонию; 8-10% — на цветы; 8-10% — на наряды; 8-10% — на развлечения/музыку; 10-12% — на фото/видеосъемку; 2-3% — на приглашения; 2-3% — на подарки; и 8% — на разные мелочи типа свадебного координатора. Очень важно выделить дополнительные 5-10% на неожиданные расходы, например, печать дополнительных приглашений из-за ошибок, аксессуары к нарядам, зонтики в дождливый день и ленты.

12. Не бойтесь спрашивать

Ваши вендоры должны быть вашими самыми надежными экспертами по организационному процессу. Работая с ними, вы должны чувствовать себя свободно и экспериментировать при желании: заменять первые блюда поздним перекусом, а помолвку  — созданием свадебного портрета. Вам необходимо чувствовать, что вы можете честно сказать им о том, чего хотите. А они уже должны уметь объяснить, что укладывается в рамки вашего свадебного бюджета, а что нет.

13. Выбирайте день с умом

Иногда организация всего в последнюю минуту может сработать в вашу пользу. Чем ближе дата, тем вы убедительнее. Поскольку большинство людей бронируют места по крайней мере за шесть месяцев до свадьбы, позвонив за два месяца, чтобы записаться на свободные даты, вы сможете сэкономить до 25%. Кроме того, пятничные и воскресные свадьбы обходятся примерно на 30% дешевле, чем субботние.

14. Морально приготовьтесь к отказам

Помните, что, как правило, 10-20% приглашенных не приходят. Естественно, это зависит от места проведения вашей свадьбы (на выездное мероприятие труднее попасть), количества гостей и даты (у некоторых могут быть ежегодные планы на отпуск).

15. Определитесь с детьми

У вас есть четыре варианта: можно приветствовать детей с распростертыми объятиями; можно провести свадьбу «только для взрослых»; можно включить в список приглашенных только ближайших родственников; можно позвать специалистов по уходу за детьми, которые проследят за малышами на месте, в гостиничном номере или дома у кого-то из членов семьи. Чтобы никто не обиделся, лучше предупредить всех гостей, чтобы не приводили детей (если, конечно, вы сами не решили позвать их на свою свадебную вечеринку).

16. Расставьте приоритеты

Сократите свой список гостей с учетом приоритетности каждого человека. Поместите ближайших родственников, участников свадебной вечеринки и лучших друзей на верх списка; потом добавьте тетю, дядю, кузенов и близких друзей, без которых вы не можете себе представить мероприятие. Ниже перечислите друзей ваших родителей, соседей, коллег и так далее. Если вам нужно сократить список, начните с самого низа, пока не получится идеальное число.

17. Действуйте постепенно

Составьте график и разбирайтесь с делами последовательно, в логическом порядке, чтобы не сойти с ума от нагрузки и ничего не забыть. Не заключайте контракты с поставщиками, пока не уточните дату; не выбирайте форму торта, пока не закажете цветы; и не приглашайте музыкантов, пока не определитесь с местом.

18. «Нет кольца, приходи один»

Если ваш список гостей и так слишком велик, не разрешайте одиночкам приводить с собой еще кого-то. Продумайте схему рассадки и решите, с кем их можно будет посадить. Если это стол одиночек, которые хорошо друг друга знают, то все отлично. Если это стол пар и одиночка окажется лишним/лишней, или если это стол одиночек, которые друг друга не знают, подумайте о том, чтобы нарушить правила. Если вас спросят, почему вы не позволяете одиноким друзьям приводить гостей, упирайте на размер места проведения, бюджет или бесконечный список гостей ваших родителей. Это работает.

19. Позаботьтесь о гостиничных номерах

Как только выбрали дату, начинайте искать свободные номера в отелях по самым лучшим ценам. Многие гостиницы позволяют бронировать номера для гостей по специальному свадебному сниженному тарифу. Вы сможете отказаться от лишних номеров за месяц до свадьбы. Если отели, в которые вы обращаетесь, настаивают на контрактах со штрафами за отмену бронирования, просто скажите «Нет» — вы же не хотите нести ответственность за номера, которые останутся свободными.

20. Собирайте бумаги

Оформите любые нестандартные изменения в ваших соглашениях в письменной форме или отправьте поставщику электронное письмо с запросом: «Здравствуйте, просто подтвердите, что заведение будет работать до 2 часов ночи, а не до полуночи». Не полагайтесь на изначальные договоренности — к дню свадьбы сотрудник, с которым вы все обсуждали, может уволиться.

21. График установки

Вы должны убедиться, что у вас достаточно времени для установки всего необходимого. Если вы арендуете помещение и привлекаете работников со стороны, уточните, в какое время можно прийти, чтобы все сделать. Посмотрите, смогут ли они установить все за день до свадьбы или, по крайней мере, в тот же день до начала мероприятия.

22. Узнайте о графике выдачи брачной лицензии

Вы можете проверить все онлайн, но лучше позвоните в офис окружного клерка, чтобы узнать, когда они открываются. Даже если их обычный график — с 9 утра до 5 вечера, они могут выдавать разрешение на брак только в определенное время, например, по четвергам с 2 до 3 часов дня. Вручите копию вашего разрешения на брак вашей маме или подружке невесты (просто на случай, если вы потеряете свое в последние дни перед свадьбой).

23. Считайте деньги

Свадебные бюджеты — это всегда про баланс. Начните планирование затрат с составления списка важнейших деталей: музыка, свадебное платье, приглашения, цветы и фотограф. Присвойте каждому пункту номер от 1 до 3, где 1 — самый важный, 3 — самый маловажный. Потратьтесь на первые номера и сэкономьте на третьих. Помните, все не может попасть в категорию однерок. Например, если дизайнерское платье и сказочная еда — это то, что имеет для вас огромное значение, вам, возможно, придется выбрать более простые приглашения и небольшие цветочные композиции.

24. Держите внимание гостей

Убедитесь, что гости могут все видеть и слышать со своих мест. Если люди сидят дальше, чем на 15 рядов от алтаря или подиума, где проходит церемония, подумайте об аренде микрофона. В зависимости от используемого оборудования, это может обойтись в $150-200. Вам нужно будет согласовать доставку и настройку с сотрудниками места проведения церемонии, так что поручите эту задачу вашему организатору свадьбы.

25. Записывайте номера

В день свадьбы держите при себе список номеров для экстренной связи или телефон с контактами вендоров. Это может пригодиться, если водитель лимузина заблудится или вы захотите, чтобы фотограф сделал несколько закулисных снимков. А проще держите при себе номер свадебного планировщика, который будет знать все остальные номера.

CHRISTMAS KARAOKE PARTY
12/30/2016
Organizer: Matreshka PRO
Photographer: Stephan Cartello
Enter your phone number or email