Могут ли организаторы live-мероприятий зарабатывать в условиях социального дистанцирования?

23, June 2020
Могут ли организаторы live-мероприятий зарабатывать в условиях социального дистанцирования?

Новые требования по социальному дистанцированию к live-мероприятиям неизбежно ведут к росту издержек и снижению доходов. Будут ли они вообще финансово жизнеспособны? Организаторам нужно будет найти способы снизить издержки, максимизировать охват и увеличить доходы.

Ограничения из-за пандемии Covid-19 на собрания людей и поездки повлияли на многие мероприятия 2020 года — их пришлось отменить, отложить или перенести в онлайн. Последнее уже давно назревало. Digital будут активно использовать для поддержания бизнеса и после снятия всех ограничений.

Тем не менее, люди жаждут возвращения к нормальной жизни, и недавние инструкции ВОЗ по проведению встреч и мероприятий зажигают тусклый свет в конце туннеля. Сама отрасль разделилась во мнениях, следует ли перезапускать бизнес (и когда). Но экономическое давление побуждает некоторые страны и штаты США предпринять эксперимент по восстановлению индустрии развлечений. Любое разрешение на проведение live-мероприятия может быть получено только в том случае, если компания докажет свою способность следовать рекомендациям здравоохранения и соблюдать правила социального дистанцирования.

Все начнется постепенно. Организаторы первых мероприятий столкнутся с рядом проблем. Во-первых, они должны будут подтвердить на практике концепцию безопасного социального дистанцирования в контексте деловых встреч. Во-вторых, их расходы возрастут, а численность посетителей сократится.

Предлагаем рассмотреть влияние мер по охране здоровья и безопасности на бюджеты, социального дистанцирования и снижения потенциала компаний — на доходы, а также роль онлайн-взаимодействия в достижении жизнеспособной рентабельности инвестиций.

Каковы последствия для бюджетов?

ЧИСТЯЩИЕ, ДЕЗИНФИЦИРУЮЩИЕ И ПРОФИЛАКТИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

Чтобы следовать рекомендациям по охране здоровья, организаторам мероприятий сначала придется усилить клининг и дезинфекцию. Регулярная чистка поверхностей и предметов, к которым часто прикасаются, будет обязательной во время проведения мероприятий. Организаторам потребуется дополнительный персонал на месте, чтобы убедиться: все сделано правильно.

Профилактические средства также должны быть доступны всем, включая персонал организатора, поставщиков, участников, посетителей. Это означает установку станций дезинфекции рук и предоставление одноразовых масок для лица.

Это повлечёт за собой увеличение стоимости.

Некоторые из расходов теоретически можно переложить на поставщиков, участников, посетителей (например, задействовать принцип BYOM или «принесите свою собственную маску») или спонсоров. Но можно с уверенностью сказать, что организаторам мероприятий в любом случае нужно будет обеспечить безопасность и предоставить все необходимые средства защиты.

Что касается дезинфекции помещений и поверхностей, то ее стоимость можно частично переложить на клиентов. Но они также сильно пострадали от пандемии и потери доходов, и все равно эти расходы придется разделить.

Кроме того, организаторам, возможно, придется пойти еще дальше в действиях, необходимых для соблюдения критериев безопасности, чтобы бороться с нежеланием участников рисковать (или следовать рекомендациям, как только они доберутся на место). Список может включать в себя предоставление потенциально более дорогостоящих масок N95 или эквивалентных им или создание других санитарных барьеров и инфраструктуры, таких как информационные вывески, плакаты и т.д. для инструктирования людей. ВОЗ постоянно пополняет перечень профилактических мер.

Каковы последствия для доходов?

Вопрос о том, насколько велика будет стоимость и куда пойдут деньги, усугубляется тем фактом, что оплата на физическом мероприятии будет взиматься с меньшего количества посетителей.

На сегодняшний день в большинстве мест не допускаются собрания более 10 человек. В тех случаях, когда делаются исключения для запланированных встреч и мероприятий, акцентируется близость участников друг к другу и их плотность в ограниченном пространстве.

Для организаторов мероприятий это означает соблюдение строгих правил социального дистанцирования, которые в конечном счете ограничат вместимость конференц-залов и площадок.

Эти правила широко варьируются в зависимости от страны. В США рекомендуется расстояние в шесть футов между людьми, в то время как, например, Франция или Дания, сократили дистанцию примерно до трех футов.

Тем не менее, для организаторов и площадок разумно взять за правило самые консервативные рекомендации. Эпидемиолог, доктор Брайан Лабус подтвердил, что любые собрания в помещении ведут к повышенному риску передачи вируса по ряду причин. Одна из наиболее серьезных проблем связана с концентрацией вируса в окружающем воздухе, которая в помещении может увеличиваться с течением времени (от 10 до 30 минут — это время следует учитывать).

Такое наращивание вирусной нагрузки в окружающем воздухе снижает эффективность даже более консервативных стандартов социального дистанцирования в шесть футов, которые многие используют в качестве ориентира.

СНИЖЕНИЕ ПОТЕНЦИАЛА ОЗНАЧАЕТ ПОТЕРЮ ДОХОДА

Чтобы обеспечить необходимую социальную дистанцию, организаторам мероприятий придется переосмыслить поток событий и ступенчатые планы. Вместимость залов и их функционал должны быть скорректированы таким образом, чтобы обеспечить определенное расстояние между столами (которое неизбежно будет включать меньшее количество мест), большие проходы, разметку ленты на полу, чтобы визуализировать правильное расстояние для людей, стоящих в очередях, строгое направление потоков и т. д.

На выставках социальное дистанцирование автоматически сокращает количество участников, чтобы обеспечить больше свободного пространства, а это ведет к уменьшению дохода из-за стоимости аренды.

Последствия для потенциала площадки будут весьма плачевными. Пропускная способность снизится более чем на 50%. А некоторые заведения предполагают, что им придется работать вообще всего лишь на 20-40%.

Будет трудно справиться, если аренда помещения и другие расходы останутся неизменными. Заведения должны будут адаптировать свои цены (и, возможно, свои бизнес-модели), чтобы учесть это, или многим из них будет трудно оправдать даже сам факт своего открытия.

ОГРАНИЧЕНИЯ НА ПОЕЗДКИ СНИЗЯТ КОЛИЧЕСТВО ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Еще одно последствие пандемии — многие люди могут не захотеть ехать на мероприятие, даже если оно состоится. Некоторые страны ввели 14-дневный карантин для любого путешественника из другой страны, что фактически делает невозможным посещение людьми мероприятий там. Некоторые штаты в США применяют такую же стратегию.

Это накладывает значительные ограничения на любое мероприятие, которое обычно привлекает людей со всего мира или даже концов страны. Так что заведения сосредоточатся на небольших событиях.

Отмены бронирования и риск

Бремя борьбы с издержками и ловушками доходов усугубляется еще одним источником риска: политикой отмены бронирования. Сейчас посетителям предлагаются очень гибкие условия. Они могут отменять бронь и получать деньги обратно, если им приходится оставаться дома из-за болезни или высокого риска осложнений. Для закрепления эти условия должны быть отражены в контрактах с площадками и отелями. К счастью, они начинают осознавать необходимость работать с ограничениями организаторов.

КТО ДОЛЖЕН НЕСТИ ЭТО БРЕМЯ?

Для организаторов мероприятий может оказаться заманчивым вариант компенсировать потерю доходов и рост издержек через увеличение стоимости билетов на мероприятия. Но многие люди в настоящее время сталкиваются с финансовыми трудностями из-за Covid-19, так что это не лучшее решение.

Разумно ли ожидать, что площадки возьмут на себя эти расходы?

Марк Струик, коммерческий директор Postillion Hotels, еще в апреле говорил, что взимать 100% стоимости с организаторов нереально, но и брать на себя все тоже не вариант. По его мнению, площадки должны будут искать новую бизнес-модель, чтобы заставить социальное дистанцирование работать на благо live-мероприятий.

Площадки и отели, вероятно, должны будут привести помещения в порядок за свой счет, чтобы их заявку на возможность открытия рассмотрели. Но поскольку они сами сильно пострадали финансово, решать проблему оплаты мероприятий с соблюдением нужной дистанции между участниками, вероятно, придется совместно.

Площадки будут брать на себя часть затрат, чтобы оставаться конкурентоспособными. И организаторам тоже придется смириться с некоторыми финансовыми потерями, чтобы не обескураживать потенциальных посетителей непомерно высокими ценами на билеты.

В конце концов, стоит ли оно того?

Проведение мероприятий в таких условиях, очевидно, будет зависеть от масштаба события, успеха в работе с партнерами по разделению издержек и суммы расходов. Уже от этого стоит отталкиваться, сколько потерь вы готовы понести при организации чего-либо с соблюдением социального дистанцирования.

Одноразовые материальные расходы, такие как дезинфицирующее средство для рук и маски N95 для ваших посетителей, в зависимости от их доступности, могут быть незначительными расходами. Их легко компенсировать, немного повысив цены на билеты, что многие признают необходимостью при переходе обратно к live-мероприятиям. Маски N95 могут стоить от 7 до 10 долларов за штуку при покупке оптом, а для небольшого мероприятия с 250-300 участниками такие расходы легко контролируются. Особенно учитывая, что они пропорциональны количеству участников и снижаются, если уменьшается количество посетителей.

Для более крупных мероприятий в тысячи человек эти небольшие расходы выливаются в крупную сумму, но при этом представляют собой возможности для спонсоров выйти на контакт с огромной аудиторией.

В случае масок, в частности, уровень влияния практически беспрецедентен. Каждый посетитель будет буквально носить на лице бренд спонсора.

Реальная проблема заключается в инфраструктурных изменениях и больших расходах, таких как системы дезинфекции с ультрафиолетовым излучением и т. д. Эти фиксированные и довольно высокие расходы не зависят от числа посетителей и могут реально повлиять на бюджеты, в частности, небольших мероприятий, которые, вероятно, станут началом возвращения к очным встречам.

Тестовая машина стоимостью от 60 000 до 70 000 долларов для одного мероприятия на 250 человек может оказаться серьезным финансовым потрясением для организатора. Но если вы сможете распределить первоначальную стоимость инвестиций между несколькими мероприятиями в течение следующего года, вам будет гораздо легче примириться с такими тратами. Это особенно верно для заведений, которые хотят инвестировать в подобные вещи, используя их как аргумент в конкурентной борьбе для победы и компенсации потерь по мере снятия ограничений. В конце концов, через площадки проходит больше мероприятий, чем через любого организатора или ивент-агентство в любой период времени.

Тем не менее, принятие решений о первоначальных инвестициях осложняются двумя основными факторами:

- Неопределенность, связанная с их необходимостью, особенно когда правительство переходит от одного этапа к другому и говорит о различных сроках и прерогативах для заведений, которые снова откроются

- Постоянные перемены на рынке, которые ведут к риску устаревания технологий и крупным потерям для тех, кто в них инвестировал

Например, технологию UVC light treatment, которая изучается как потенциальное решение для общественных пространств, может оказаться невозможно использовать на месте из-за логистических сложностей. Ученые в Объединенных Арабских Эмиратах исследуют более быстрые, менее навязчивые, дешевые и потенциально гораздо более масштабируемые лазерные варианты, которые могут сделать дорогостоящее решение устаревшим к концу года.

Как специалисты по планированию небольших мероприятий могут знать, что представляет собой разумную и стоящую инвестицию?

Первые мероприятия после отмены ограничений будут небольшими. Поэтому вполне логично, что гибридные элементы, включающие задействование гораздо большей онлайн-аудитории, будут активно использоваться для получения столь необходимого дополнительного дохода.

Смешанные мероприятия позволяют людям участвовать (и покупать билет), даже если они не могут присутствовать на мероприятии физически из-за проблем со здоровьем или ограничений на поездки. Но большая аудитория также представляет собой заманчивую возможность для спонсоров повысить охваты. Существует множество отличных, надежных способов монетизации онлайн-событий. Кроме того, работу с аудиторией по digital-каналам обычно гораздо легче оценить благодаря отслеживанию таких вещей, как показы, клики и общая вовлеченность.

Нельзя недооценивать потенциал доходов от спонсорства и продажи билетов (даже по сниженной цене) онлайн-посетителям.

В ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коронавирус навязал всем новые правила взаимодействия в обществе. Некоторые из ограничений фактически заморозили индустрию live-мероприятий. Некоторые страны начинают ослаблять режим. Но организаторам придется индивидуально оценивать рентабельность инвестиций для своих мероприятий.

Расходы на меры безопасности, такие как регулярная уборка и дезинфекция помещений, требование к людям носить маски и создание инфраструктуры для социального дистанцирования, вероятно, лягут на плечи организаторов, площадок и участников в разных пропорциях. А доход, доступный для покрытия издержек, в значительной степени будет зависеть от способности привлечь более широкую аудиторию.

Онлайн-мероприятия помогают нам преодолеть кризис, но они также стали важной тренировочной площадкой для работы с посетителями по digital-каналам. Это готовит нас к переходу на гибридные технологии, как только все вернется на круги своя. Смешанные мероприятия задействуют более широкую аудиторию и предоставляют дополнительные источники дохода, что станет решающим фактором для укрепления позиций бизнеса.

 

RetroBoom AfterParty @ Caffe Roma
11/15/2016
Organizer: Sasha Rider
Photographer: Elkhan Pitman Shahbazzade
Enter your phone number or email